Aanwezig: Bestuursleden Henk de Ruiter, Allison Thomas, Marcia Navest, Margot Dijksman en 10 leden
Afwezig (met bericht): Er zijn 9 afmeldingen van leden ontvangen.
Allison opent de vergadering en heet allen welkom.
Allison memoreert dat wij dit jaar bij Qui Vive eindelijk weer een echt sportief jaar mochten beleven in de zin van een volledig competitie- en toernooi seizoen.
De corona jaren hebben ontzettend veel werk achter de schermen gevraagd van al onze vrijwilligers en van ons als bestuursleden (ook wij zijn vrijwilligers). Zo heeft de Onderhoudsploeg het park constant bijgehouden binnen de geldende regels van corona en heeft het Coronateam veel contact gehouden met de Gemeente om steeds goed te weten hoe we de nationale-, de KNLTB- en lokale regels in acht konden nemen en alles wat qua tennis kon, mogelijk te maken.
Een Nieuwjaarsreceptie - waarbij wij altijd de vrijwilliger van het jaar in het zonnetje zetten - hebben wij de afgelopen periode digitaal gedaan. Wij hebben onder andere een speciale digitale sessie gehouden om namens alle leden bloemen te overhandigen aan ons Corona team en wij hebben een digitaal jaarverslag gemaakt met als sterren onze Onderhoudsploeg in actie.
Er zijn geen ingekomen stukken.
Allison stelt dat wij door de corona tot 3 keer toe genoodzaakt waren onze voorgenomen ALV’s te annuleren. Door digitale nieuwsbrieven hebben wij de leden op de hoogte gehouden van de mogelijkheden tot tennis op het park. Ook hebben wij door middel van digitale stemmingen de diverse mutaties kunnen reguleren. Zo is Elsbeth als bestuurslid Seniorenbelangen in deze periode afgetreden en zijn Marcia (Seniorenbelangen) en Brit (Communicatie en PR) tot het bestuur toegetreden.
Binnen de Stichting zijn Ria Harks en Jos Cordes in deze periode door middel van digitale stemming tot het bestuur van de Stichting toegetreden.
Formeel dienen deze mutaties en verslagen te worden goedgekeurd door de ALV en de leden aanwezig op deze ALV verlenen dan ook hun goedkeuring.
4.1 Jeugdbelangen
Met de inzet van veel ouders mochten kinderen als eerste tennissen tijdens de corona periode. Zo konden onze jeugdleden alsnog een frisse neus halen en sportief bewegen in die periode. Ook de jeugdcompetitie mocht doorgaan met speciale maatregelen, helaas mochten ouders niet komen kijken. We hebben nu al enkele jaren 3 tot 4 competitie teams in de jeugd en hebben veel mini toernooien kunnen houden. We hebben een opvolger gevonden voor de competitie coördinatie maar we zoeken nog steeds een vrijwilliger om de mini toernooien te coördineren.
4.2 Seniorenbelangen
Competitie:
Tijdens de Coronaperiode is de Voorjaarscompetitie naar het najaar doorgeschoven toen er weer gespeeld mocht worden. De afgelopen jaren hebben wij het volgend aantal aan teams gehad:
Ook de KNLTB merkt de ontwikkelingen in de competitie en de voorkeur voor de vrijdagavondcompetitie. Derhalve heeft de KNLTB vorig jaar de competitie voor de vrijdagavond in het voorjaar gesplitst. Er wordt nu om de week gespeeld waarbij de Gemengde teams de ene week spelen en de dames en heren teams de andere week. Er waren hierdoor per competitie maar 5 in plaats van 7 speeldagen.
Bij Qui Vive is ook de voorkeur voor de vrijdagavond competitie merkbaar: komend voorjaar willen de teams die afgelopen jaar op zaterdag gespeeld hebben ook grotendeels naar de vrijdagavond. Door de splitsing en het om de week spelen is hier gelukkig nog een mogelijkheid voor. Komend voorjaar verwachten we 5 dames teams, 1 heren team en 6 mix teams. Er is op de vrijdag maximaal ruimte voor 8 teams en is er nog een kleine ruimte voor nieuwe teams.
35+ Toernooi
Tijdens de Coronatijd hebben wij helaas geen toernooi kunnen organiseren. Vanwege de 25ste editie was er dit jaar een 25+ toernooi in plaats van het 35+ toernooi. Het totale aantal inschrijvingen bedroeg 200 deelnemers dit jaar en is vergelijkbaar met andere jaren. Het team gaat overleggen of volgend jaar wederom deelnemers vanaf 25 jaar mee mogen doen.
Elsbeth heeft dit jaar haar laatste toernooi als wedstrijdleiding gedaan. Zij zal volgend jaar alleen als deelnemer meedoen maar gelukkig is zij bij vragen altijd bereid te assisteren.
Marije Houtkamp heeft dit jaar “stage” gelopen en zal het volgende toernooi naast Marcia plaatsnemen in de organisatie en achter de wedstrijdtafel. Daartoe dient zij nog wel de cursus VCL te doorlopen.
Clubkampioenschappen
Vorig jaar konden de Clubkampioenschappen gehouden worden in de week dat normaal het 35+ was. Dit jaar moest er geschoven worden omdat er weer ouderwets het 25+ toernooi was.
Ellen Huijgen heeft dit jaar meegedraaid en zal volgend jaar volop in de organisatie meedraaien.
Wij zullen komend jaar eerder afstemmen en communiceren wanneer de clubkampioenschappen zijn en wij mogelijk nog meer strijd hebben om de titels Clubkampioen.
Marcia besluit met de opmerking blij te zijn met de leden die bij de organisatie van dit alles aan willen sluiten en mee willen helpen deze leuke activiteiten te organiseren.
Henk biedt zijn excuses aan voor het feit dat de jaarrekeningen achterstand hebben opgelopen en dat 2020/2021 op dit moment nog niet gereed is. Reden hiervoor is de gezondheid van Henk en ook de gezondheid van zijn vrouw kost Henk veel inspanningen op het gebied van zorg.
Henk heeft dan ook besloten zijn functie van Penningmeester en zijn functie van coördinator Park- en Accommodatie beheer per 1 januari 2023 neer te leggen.
Vervolgens geeft Henk een korte toelichting:
De leden stemmen in met deze financiële rapportage en vertraging van de jaarrekeningen in de Coronajaren.
Eind maart 2023 zal er een nieuwe ALV/BALV uitgeschreven worden voor bespreking van de Jaarrekening 2020/2021 en de overdracht van de functie van penningmeester aan Jack Samsom.
Uiteraard zijn wij veel dank verschuldigd aan alle vrijwilligers (8 man) van de onderhoudsgroep, die soms met hulp van derden de Park & Accommodatie activiteiten hebben uitgevoerd.
Verbouwing van het chalet:
Mede in verband met het verkrijgen van een drankvergunning vlg. art. 35 is de opslag van de trainers verplaatst naar een nieuw gebouwd kunststof chalet. Het nieuwe kunststof chalet is geplaatst achter het huidige chalet en heeft ook de vereiste stroomtoevoer.
Met het vrijmaken van de trainersruimte in het chalet is het vloeroppervlak verhoogd van 30 m2 naar 39 m2, zodat de vereiste 35 m2 voor de vergunning is verwezenlijkt.
De betreffende Gemeente ambtenaren hebben zich akkoord verklaard met de nieuwe situatie en het wachten is nu op de aangevraagde drankvergunning, zodat wij niet meer gelimiteerd zijn door de tijdelijke vergunningen. Momenteel kunnen wij voor wat betreft alcohol schenken alleen maar vergunning aanvragen voor 3 x 12 dagen aaneengesloten. Een jaarvergunning kost aanzienlijk minder dan de 3 incidentele vergunningen.
Het volgende traject is de niet meer goed af te sluiten zeilen voor het chalet te vervangen door b.v. schuiframen en de open gewerkte planken dicht te maken. Dit zal zeer zeker in koudere dagen (met de heaters) een behaaglijke ruimte opleveren.
Axel is bereid gevonden het nieuwe hoofd horeca te worden, Axel heeft daartoe de benodigde papieren.
Allison herinnert de leden aan het beleid van de KNLTB dat er geen alcohol geschonken mag worden tijdens de jeugdactiviteiten, zoals de jeugdcompetitie en minitoernooien.
Henk geeft een korte toelichting.
Brit heeft haar bestuursfunctie Communicatie en PR neergelegd en Allison bedankt Brit nogmaals voor alles wat zij heeft gedaan. In kleine kring hebben wij Brit bedankt en in de bloemetjes gezet.
9.1 Samantha Maas is jeugd VCL geworden.
9.2 Wij formaliseren bij deze de Barcommissie bestaande uit Peter Kooiman, Axel Colijn en Willem Dekker. Fijn dat jullie doorgaan.
9.3 Ferenc en Axel zijn wij veel dank verschuldigd voor al hun bemoeienissen in Coronatijd met het werken van het afhangbord en fijn dat ook zij hiermee door willen gaan.
Er zijn de volgende vacatures:
Naschrift: Inmiddels zijn wij rond met vervanging voor de functie van Penningmeester en de functie Park- en accommodatie beheer. Wij hopen in januari uitsluitsel te kunnen geven.
11.1 WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)
Wij hebben goede statuten en huishoudelijk reglement, wij hebben een eerste scan gedaan met betrekking tot de WBTR en volgend jaar pakken wij dit als project op. Er zullen kleine aanpassingen nodig zijn: zijn de taken goed beschreven, zijn de belangen duidelijk gescheiden, enz.
Vervolgens laten wij het geheel controleren en passeert het vervolgens de ALV voor instemming en zal het bij een notaris geformaliseerd moeten worden.
12.1 Komt er PADEL op Qui Vive?
Allison licht toe dat wij al drie-en-een-half jaar bezig zijn de mogelijkheden te onderzoeken.
Helaas hebben wij naast een fysieke beperking (wij hebben geen banen over) ook als aandachtspunt dat de benodigde structuur voor financiën nog niet bij onze verenigingsopzet passen. Veelal is het nodig om een systeem te hanteren van toegang middels een pas of code zodat er een baantoelage gerekend kan worden en/of commercieel verhuur. Voeg daarbij de mogelijke geluidsoverlast, waar veel padelbanen nu last van hebben in verband met klachten van omwonenden.
Wij hebben wel contact gehad met de Amstelhof over een gezamenlijk project, maar daar is niets uitgekomen. De Amstelhof is voor een volledig commerciële invulling gegaan. Wel zijn wij bij hen welkom als wij bijvoorbeeld een evenement willen organiseren.
TCU heeft een project lopen over de aanleg van padelbanen, wij zullen een recente status bij hen opvragen.
Aandachtspunt is wel dat bij het inrichten van padelbanen wij commercieel moeten gaan, er kan dan niet meer alleen met vrijwilligers gedraaid worden.
12.2 Invulling bardiensten
De bardiensten worden nog steeds niet allemaal goed ingevuld en een van de aanwezigen stelt voor het inschrijfgeld iets te verhogen en wanneer men een bardienst invult, geld terug te krijgen.
Allison geeft aan dat wij dit jaar – na voorbeeld van andere verenigingen – al tot tweemaal toe leden hebben herinnert en een einddatum hebben geven waarna zij werden ingedeeld als er nog gen dienst was opgegeven of gedraaid. Hierop hebben veel leden gereageerd. Allison stelt voor om voor 2023 eerst iedereen weer te attenderen op de plicht een bardienst in te vullen en te kijken of het dan beter loopt.
Zo niet moeten wij eerst een ALV voor een dergelijk voorstel beleggen: hoewel het al in ons reglement is opgenomen dat wij een bedrag kunnen hangen aan invulling van de bardienst en dit vooraf mogen innen, kan het wellicht gezien worden als een contributie verhogend voorstel.
Wel is de stap genomen dat wanneer je competitie speelt, je met het team verantwoordelijk bent voor de invulling van een aantal bardiensten.
De suggestie wordt gedaan om in het Huishoudelijk reglement op te nemen dat men vanaf een bepaalde leeftijd geen bardienst meer hoeft te draaien.
12.3 Stand van zaken omtrent honkbalnet
Het net was omgegaan door de storm, honkbal had bij de Gemeente subsidie gevraagd, daarnaast was er een lange wachttijd wat betreft een aannemer en honkbal had hun veld vernieuwd vandaar dat het nu zo laat is. Eind december gaan ze aan de slag met een nieuw vangnet.
12.4 Overgang naar KNLTB.Club
Qua administratiesysteem zouden wij overgaan naar KNLTBclub, het blijkt een stip aan de horizon omdat bij invulling hiervan er veel vrijwilligers nodig zijn.
12.5 Laddercompetitie
Aanwezigen vinden de invoering van de laddercompetitie een leuk initiatief.
Allison sluit de vergadering onder dankzegging.
Bezoekadres: Vuurlijn 30 - 1424 NR De Kwakel
Postadres: Postbus 32 - 1420 AA Uithoorn
BTW – vrijgesteld
Kamer van Koophandel nr.: 40532561
0297 222086
